生產快接近尾聲的時候就要開始租船訂艙了。聯系熟悉的貨代公司，告訴他們以下信息：

1）貨物名稱（以便得知你出口的是重貨還是輕貨）、總體積、毛重；
2）出口港，出口國，抵運港；
3）貨物何時可以進倉
4）有無指定船公司
5）是否需要商檢
6）走散貨還是集裝箱，什么尺寸的集裝箱

詢問以下信息：
1）船期（以便決定何時出運并通知客戶）、價格
2）進倉編號和進倉地址
3）貨物集裝箱是否裝的下（這個問題看似簡單，其實很棘手！我有個朋友的貨物每次裝柜都會無緣無故的多出幾個立方裝不下，每每到出貨的時候要掏箱，很是郁悶！）船公司一般比較清楚，所以一定要自己把握好體積和重量。不然多出來的貨物如果還要走散貨，客戶會很麻煩，多出來的運費客戶也不一定會承擔！）做好這些以后，就可以發托單了。

走貨的時候一定要跟工廠和貨代銜接好，以免增加倉儲費用和麻煩！

做單，我們是有相關的制單部門，我偶爾接觸一點。主要是以下部分：
1）商業發票
2）裝箱單
3）報關單（最重要的是H.S.編碼，現在海關查的比較嚴格。倘若很不幸，你被抽到了，而你的貨物編碼填寫有誤，可能會造成很多不必要的麻煩！海關還可能扣住你的貨物，那損失就很大了！一定要讓貨代的報關員幫你查清楚！）
4）委托報關單（一式三份，通常不填寫）
5）核銷單（出口的港口一定要搞清楚，不然如果在上海港出口的，你拿了武漢備案的核銷單也會很麻煩！）
6）出口換證憑條（如果你的貨物需要商檢的話，這個東西是需要辦的。一般來說，

如果你是外貿公司，可以委托工廠辦理，你付相應費用。商檢局是很難打交道的，可以把這個皮球踢給工廠～呵呵！這樣就可以省去很多麻煩。但是代價是幫你辦理的工廠會知道你的外銷價格，因為你需要提供以下相關資料以便工廠報檢：
   1、外銷合同復印件（一看這個就明白了吧，上面有對外銷售價格的！）
   2、出口國、指運港
   3、HS編碼
   4、品名、數量
   5、商檢委托書（正本蓋公章和法人章）
   6、裝箱單副本

成功報關出運后，就要催提單了。貨代公司是很忙的，所以你要注意了幾件事：

1.你的貨物要在比船期提前至少1－2天進倉，比如：船期是4月6日，你要在4月4日進倉，因為貨物報關需要時間。而且如果是周末的話，你的貨物要更早進倉。海關周日是不上班的。
2、正常出正本提單的時間是船開后的1-2個工作日，所以超過這個日期一定要催緊，以免貨物都到了，你的提單還沒有到，造成客戶提貨不著。
3.另外審單一定要嚴格，該手簽的要手簽，光蓋章是不行的。還有背書也需要注意！

等提單到手了，就可以準備客戶要求的其他資料了。準備齊以后，要掃描郵件給客人或者是傳真給客人，要求付余款。
   上次看到福步一個貼子說，尼日利亞的客戶可以跟銀行勾結，只要有提單號碼和集裝箱號就可以不用正本提單也能提貨，然后不付尾款。
    實在太可怕了，所以在此也要提醒各位注意，如果客人信任度不高，建議涂黑以上兩個號碼，以免損失。

找貨代索要報關預錄單和場站收據。 報關預錄單的主要作用：開增值稅發票和做核銷單據時需要依據上面的品名、單位、數量和HS編碼。特別是品名和單位，開增值稅發票的時候一定不能錯，錯了可能無法退稅；
場站收據：主要是核實貨物出運信息的依據，現在武漢這邊的稅務局要求每年備案的時候提供這個東西，別的地方不知道是什么情況。

核銷單一般是貨物出運以后的1個月到1個半月，會從海關退回來。所以這個工作基本上比較晚，但是千萬不要忘記了，一般來說三個月核銷單還沒有退回來，就不會退稅了。